Bilindiği üzere 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinin “Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı” bölümünü düzenleyen 4. Maddesinde; e-defter uygulaması kapsamında oluşturulan elektronik defter ve beratların muhafazası ve ibrazı hakkında gerekli açıklamalar yapılmıştır.

Mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması v.b. nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşanabilmektedir. Özellikle son dönemlerde artan siber saldırılar nedeniyle birçok mükellefimizin elektronik defter dosyalarının zarar gördüğü Başkanlığa yapılan başvurulardan anlaşılmaktadır.

Bu nedenle, defterlerini elektronik ortamda tutan mükelleflerin, e-Defter ve beratlarının muhafaza ve ibrazı konusunda gerekli önlemleri almaları, bu kapsamda bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle elektronik defter ve beratlarını mutlaka farklı lokasyon ve ortamlarda yedeklemeleri, mükelleflerimizin yaşayabileceği olumsuz durumlar ve mağduriyetlerin önüne geçeceğinden Başkanlıkça tavsiye olunur.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, oluşturulan defterler, beratlar ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in belirlediği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısının detayı  www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilmiştir.